Cómo liberar espacio en el correo electrónico

El problema es que mucha gente usa el email como si fuera un almacén de archivos. Esto es totalmente desaconsejable porque el espacio en disco en un servidor de hosting no es barato, y tampoco es un sistema de organización eficiente para tus archivos.

En este artículo te vamos a explicar cómo ahorrar espacio en disco (y dinero) haciendo un poco de mantenimiento y usando tu correo electrónico de forma adecuada.

Cómo ahorrar espacio en tus buzones de correo

El resumen es muy sencillo:

• Borra los archivos adjuntos de los emails enviados. Se supone que estos archivos ya los tienes en tu ordenador, ¿verdad?
• Guarda en tu ordenador los archivos adjuntos que te lleguen y bórralos de los emails. Es posible borrar solo los archivos adjuntos, sin tener que borrar los correos recibidos.
• Vacía la papelera, y la carpeta de spam. Recuerda, todo suma.

¡Vamos con los detalles!

Cómo borrar archivos adjuntos de los mensajes de correo electrónico

1) En Mac: cómo borrar los adjuntos en Mail

Nada más sencillo que borrar un archivo adjunto con el programa Mail de Apple en tu Mac.

Solo tienes que seleccionar el email y en la barra superior, tienes la opción en el menú “Mensaje” > “Eliminar archivos adjuntos”.

2) En PC: cómo borrar los adjuntos de Outlook

No es precisamente nuestro favorito, pero Outlook es probablemente el lector de correo más popular. No es sencillo explicar las cosas porque hay diferentes versiones dependiendo del sistema operativo, pero por ejemplo esta es la manera de eliminar un archivo adjunto en Windows 10 con el Outlook de Office 2019:

• Abre el email en el panel de lectura, o haz doble click para abrir el email en una ventana nueva.
• Al lado del archivo adjunto, dale a la flecha desplegable, y a continuación a “Quitar datos adjuntos”, tal como puedes ver en esta foto:

3) En el webmail Roundcube

En el webmail de nuestros planes de hsoting también puedes borrar tus archivos adjuntos de manera sencilla,.

• Selecciona el email, y si tiene un adjunto, podrás ver el nombre del archivo en la vista previa del email.
• Al lado del adjunto hay una flechita azul, puedes verlo en la foto.
• Usa la opción “Borrar este adjunto” que sale después de hacer click en esa flechita.

Cómo liberar espacio en el correo y en el servidor archivando los correos en tu ordenador

Si quieres conservar esos emails con archivos adjuntos que te están ocupando espacio en el servidor, puede ser conveniente archivarlos “en local”, en tu ordenador. De esta manera, los sigues teniendo en tu programa de correo electrónico, pero no están en el servidor, están en tu ordenador

1) En Mac

Para crear una carpeta local en Mail, solo hay que ir a la opción “Buzón” > “Nuevo buzón”, y nos encontrarmos con esto que ves en la foto:

 

 

Lo importante aquí es elegir la ubicación “On My Mac”. Si usas ese desplegable, podrás ver también las carpetas del servidor, pero lo que nos interesa es lo contrario, usar la opción “On My Mac”.

Una vez creado el buzón, te aparecerá esa carpeta en la barra vertical, junto al resto de carpetas. Ahora solo tienes que arrastrar ese email que quieres quitar del servidor a esta carpeta, y después ya podrás borrar ese email del servidor.

2) En Outlook

Aquí están las instrucciones para crear una carpeta local:

• Haz click con el botón derecho en el nombre de tu cuenta de correo, y elige “Nueva carpeta”.

• Pon el nombre de la carpeta en el recuadro

• Verás como se habrá creado tu carpeta local

Fíjate que la carpeta se ha creado con un nombre que pone “(Solo en este PC)”, porque efectivamente es una carpeta local que solo está en tu PC.

Ya está todo listo, ahora solo tienes que arrastrar cualquier email que quieras archivar en tu ordenador a esta carpeta. Después, puedes borrar esos emails de su ubicación original.

Consejos para optimizar el correo

Usa el protocolo IMAP

Al configurar tu cuenta de correo, usa IMAP en vez de POP. De esta manera te aseguras de que todos tus dispositivos estarán sincronizados, y lo que haya en tu ordenador o móvil siempre será exactamente lo mismo que hay en el servidor.

Si pierdes tu móvil o se rompe tu ordenador, usando IMAP, tus emails seguirán estando donde estaban.

Inbox cero

Si la bandeja de entrada, o inbox, tiene 3400 emails, deja de ser la bandeja de entrada y se convierte en un caos. Tu objetivo debería ser tener siempre la bandeja de entrada vacía. Recuerda, puedes usar la carpeta archivo para todo lo que quieras guardar, o cualquier otra subcarpeta.

Normalmente solo hay que hacer una de estas 3 cosas con un email:

• Borrarlo
• Archivarlo en donde corresponda
• Contestarlo

Un truco muy útil para tener siempre el buzón de entrada no muy lleno es hacer las cosas al momento. Cuando borrar, archivar o contestar un email sea algo que sabes que te va a llevar menos de un par de minutos hazlo ahora. ¡Hazlo ya!

Archiva tus correos en una carpeta de archivo o en varias carpetas

Usa la función de archivar correos que casi con toda seguridad tienes en tu programa de correo electrónico, en tu móvil o en tu ordenador. Si no tienes esta función, créala, usa una carpeta para tener un sitio en el que puedas ver exactamente lo que tienes. Todo se va a sincronizar más rápido si tienes la bandeja de entrada vacía.

Acabarás teniendo una carpeta “Archivo” con un montón de cosas. Aunque pueda resultar algo caótica, siempre es mejor tener esa carpeta grande ahí, que usar la bandeja de entrada para todo lo que llegue.

Al menos sabes que no tienes que hacer nada con esos emails, porque ya están archivados.

Si recibes emails de remitentes habituales, crea carpetas para tener organizados esos emails. Si por ejemplo haces muchas compras en Amazon y quieres guardar sus emails, ponlos en su carpeta correspondiente. O si tienes un cliente, un proveedor o un amigo con quien te escribes con mucha asiduidad, crea carpetas para cada cosa.

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